Poslovanje sa povezanim licima nije tema koju treba otvarati tek kada stigne zahtev za dokumentaciju ili kada se približi poreska obaveza. Za malu firmu je mnogo praktičnije da podatke prikuplja tokom godine, dok su ugovori, računi i razlozi za pojedine odluke još lako dostupni. Tako se smanjuje rizik da se poslovna logika naknadno rekonstruiše iz nepotpunih poruka, različitih verzija dokumenata i sećanja zaposlenih.
Suština dobre pripreme nije u velikom broju fajlova, već u jasnoj vezi između učesnika, ugovorenog odnosa, stvarno izvršene transakcije i načina na koji je ona evidentirana. Propisi i obim obavezne dokumentacije zavise od konkretnih okolnosti, pa pravni i poreski status svake situacije treba da potvrdi stručnjak prema važećim pravilima. Ipak, firma može unapred urediti svoju internu evidenciju i time znatno olakšati stručnu analizu.
Počnite mapom povezanih lica
Prvi korak je pregled svih fizičkih i pravnih lica sa kojima firma posluje, a kod kojih postoji mogućnost povezanosti. Nije dovoljno napraviti spisak kupaca i dobavljača. Potrebno je zabeležiti i osnov veze, period u kome je postojala, uloge odgovornih osoba i promene koje su se dogodile tokom godine.
Mapa može da sadrži naziv ili ime lica, identifikacione podatke, vrstu odnosa, datum početka i prestanka veze, kao i internu osobu zaduženu za proveru. Kada struktura vlasništva ili upravljanja nije jednostavna, korisno je dodati pregled koji pokazuje kako su učesnici međusobno povezani.
Ova evidencija nije zamena za poresko-pravnu procenu. Definiciju povezanosti i obaveze koje iz nje proizlaze treba proveriti prema važećim propisima. Njena vrednost je u tome što računovođi ili poreskom savetniku daje potpun početni materijal, umesto da povezana lica traži među svim partnerima u glavnoj knjizi.
Uskladite ugovor, račun i knjiženje
Za svaku relevantnu transakciju treba da postoji sled dokumenata koji se međusobno podudaraju. Ugovor opisuje predmet, prava i obaveze strana. Račun pokazuje šta je fakturisano, u kom periodu i pod kojim uslovima. Knjigovodstvena evidencija treba da omogući da se taj poslovni događaj pronađe i poveže sa pratećom dokumentacijom.
Praktična kontrola može da obuhvati sledeća pitanja:
– Da li ugovor postoji u potpisanoj i važećoj verziji?
– Da li opis na računu odgovara ugovorenoj robi ili usluzi?
– Da li su period izvršenja i poslovna evidencija međusobno usklađeni?
– Da li postoje aneksi, obračuni, specifikacije ili zapisnici na koje se račun poziva?
– Može li se iz knjiženja brzo doći do izvornog dokumenta?
Razlike ne znače automatski da je transakcija pogrešna, ali moraju biti objašnjive. Ako je, na primer, obim usluge promenjen, trebalo bi sačuvati dokument koji pokazuje ko je promenu odobrio i kako je ona uticala na obračun.
Zabeležite poslovni razlog transakcije
Jedno od najvažnijih pitanja jeste zašto je transakcija bila potrebna firmi. Opšti opisi poput „konsultantske usluge“ ili „podrška poslovanju“ često ne govore dovoljno o stvarno pruženoj vrednosti. Korisnije je sačuvati kratak, konkretan opis potrebe, očekivanog rezultata, obima angažovanja i načina na koji je izvršenje potvrđeno.
Dokaz ne mora uvek biti jedan formalni dokument. U zavisnosti od vrste posla, trag mogu činiti izveštaj, specifikacija, zapisnik sa sastanka, radna verzija projekta, evidencija isporuke ili odobrenje odgovorne osobe. Važno je da dokumentacija bude primerena transakciji i da ne nastaje samo radi forme.
Kada je dokumentacija za transferne cene potrebna, mala firma treba da uključi računovodstvo pre zaključenja neuobičajenih aranžmana, a ne tek nakon izdavanja ili prijema računa. Tako se na vreme uočava šta nedostaje za pravilno evidentiranje i kasniju stručnu proveru.
Napravite dosije po odnosu, a ne po sandučetu
Dokumenta rasuta po imejlu, telefonu i lokalnim računarima otežavaju kontrolu. Praktičnije je otvoriti centralni dosije za svako povezano lice ili grupu srodnih transakcija. U njemu mogu da postoje odvojene celine za status povezanosti, ugovore, račune, dokaze izvršenja, obračune i stručna mišljenja.
Nazivi fajlova treba da budu dosledni. Dobar naziv obično sadrži datum, naziv partnera, vrstu dokumenta i oznaku perioda. Verzije ugovora i obračuna treba jasno razlikovati, a konačnu verziju označiti tako da zaposleni ne koriste stariji dokument.
Pristup dosijeu treba ograničiti prema poslovnoj ulozi. Osoba koja prikuplja dokumentaciju ne mora imati ista prava kao ona koja je odobrava, menja računovodstvenu evidenciju ili daje poresko mišljenje.
Uvedite internu kontrolu pre stručne analize
Najkorisnija je kratka periodična kontrola, na primer uz redovno računovodstveno zatvaranje. Tada se proverava da li su evidentirana nova povezana lica, da li za sve transakcije postoje računi i prateći dokazi, da li su ugovori i dalje važeći i da li ima neuobičajenih iznosa ili opisa koji zahtevaju dodatno objašnjenje.
Dobro je odrediti ko prikuplja dokumenta, ko potvrđuje poslovni razlog, ko proverava knjiženje i ko predmet prosleđuje stručnjaku. Kontrolna lista treba da ima datum i ime osobe koja je proveru izvršila. Time firma dobija trag postupanja, a otvorena pitanja ne ostaju u nečijem privatnom sandučetu.
Zaključak
Dokumentacija o transfernim cenama počinje urednim poslovnim tragom. Mapa povezanih lica, usklađeni ugovori i računi, jasna knjiženja i dokaz poslovnog razloga stvaraju osnovu na kojoj stručnjak može da uradi potrebnu analizu. Mala firma ne mora sama da tumači složena poreska pravila, ali treba da obezbedi da su činjenice potpune, dosledne i dostupne.
Najbolji trenutak za proveru je dok transakcija nastaje. Tada je lakše dopuniti ugovor, precizirati opis usluge ili sačuvati potvrdu izvršenja nego mesecima kasnije objašnjavati praznine u dokumentaciji.
